V uvodnem nagovoru umetniška direktorica festivala Alja Predan strokovne konference opiše kot sol in poper festivala, ki s svojo teoretsko vsebino zastavljajo ključna vprašanja praktičnemu gledališkemu udejstvovanju.

Prva se s svojim prispevkom Od kartonastih škatel do elektronskim map predstavi Vladislava Fekete, ki najprej v širši kontekst postavi in pregledno povzame zgodovino slovaškega gledališča od profesionalizacije leta 1920. V nadaljevanju se osredotoči na predstavitev specializiranega javnega arhiva Gledališkega inštituta v Bratislavi, katerega korenine segajo v leto 1961 (ko je deloval do leta 1968, potem pa ponovno med letoma 1969 in 1984). Gledališki inštitut v Bratislavi je specializirani arhiv, središče za znanost in raziskovanje, gledališki muzej, ki spada pod ministrstvo za kulturo. Po svoji organizacijski strukturi je razdeljen na več odsekov, pri čemer je za namen konference najpomembnejši odsek za gledališko dokumentacijo, informatiko in digitalizacijo, kjer so biblioteka, avdiovizualne in multimedijske zbirke (bilteni, gledališki listi, fotografije, posnetki, teksti, režijske knjige ...) ter zbirke galerijske in muzejske vrednosti, ukvarjajo pa se tudi z izdajanjem gradiva ter spletno dostopnostjo. Glavne naloge arhiva so pridobivanje in zaščita gradiva ter evidenca, dostopnost in uporaba dokumentov. V svojo vizijo in srednjeročne načrte pa prištevajo komplementacijo spletne podatkovne baze in njeno vključevanje v Europeano, digitaliziranje 2D in 3D arhivskih gledaliških gradiv, osredotočanje na znanost in raziskave (zgodovinske, teoretske in kritiške) ter razvijanje novih založniških projektov, vključevanje v evropske projekte, organizacijo mednarodnih konferenc ... Ključna pri njihovem delu pa je seveda dostopnost arhiva Gledališkega inštituta strokovni in najširši javnosti za raziskovalne potrebe na področju gledališke kulture ter za kulturnovzgojno in izobraževalno dejavnost. Za konec Fekete predstavi še tri digitalne razstave, ki so jih pripravili v okviru inštituta in so dostopne na spletu.

Naslednja govornica na konferenci je Simona Ješelnik, samostojna strokovna delavka v arhivu Centra za teatrologijo in filmologijo, kjer skrbi za gledališko dokumentacijo, s prispevkom Gledališka dokumentacija Centra za teatrologijo in filmologijo Akademije za gledališče, radio, film in televizijo Univerze v Ljubljani. K predstavitvi prispevka je povabila tudi sodelavca Miho Gruma, ki skrbi za filmski arhiv Centra. »Kako ujeti (in ohraniti) neulovljiv umetniški diskurz? Kako spraviti zelo kompleksne oblike uprizarjanja v dokaj togo obliko arhiviranja?« se sprašuje, obenem pa poudarja, da je pri arhiviranju gledaliških dogodkov potrebno imeti hiter odziv, da zajamemo čim bolj pester spekter uprizoritve. Poleg tega v uvodu pove, da je arhiv živ organizem, ki je vpet v nenehno kroženje arhivskega gradiva in se lahko manifestira tudi kot konstrukcija novega gledališkega dogodka ter postane celo akter novega gledališkega dogodka.

Na primeru spletne razstave Partizansko gledališče predstavi zametke gledališkega arhiva in igralske akademije v letu 1944 v Črnomlju, s tem pa tudi pobudnika Filipa Kalana Kumbatoviča, po vojni soustanovitelja Akademije za igralsko umetnost, kjer je razvil znanstveno metodo za arhiviranje gledališke dokumentacije. Simona Ješelnik povzame tri faze rekonstrukcije gledališke uprizoritve: beseda (tekst, gledališki list, kritike) – slika (fotografije, videomaterial) – zvok (zvočni zapis, intervju). Leta 2004 je skupaj z Martinom Srebotnjakom razvila slovenski spletni gledališki in filmski katalog E-kumba, ki je ime dobil po F. K. Kumbatoviču in vsebuje gledališko dokumentacijo, knjižnico ter filmsko dokumentacijo z videoteko. 

Ksenija Radulović v prispevku Digitalna baza Muzeja gledališke umetnosti Srbije predstavi Muzej gledališke umetnosti in se osredotoči na njegovo digitalno bazo, v katero je bilo do zdaj vnešenih nekaj deset tisoč podatkov in ki predstavlja rešitev velikega pomanjkanja oziroma omejenega prostora, znotraj katerega deluje muzej. Poudarila je nujnost upoštevanja domačih in mednarodnih standardov pri digitalizaciji dokumentacije, ki je v njihovi bazi razdeljena na tri osnovne segmente – repertoarji, osebnosti in muzejske zbirke, ob tem povedala, da je dostop do njihove baze brezplačen, a za zdaj brez angleških prevodov deluje zgolj na lokalnem nivoju. Ob zaključku njenega prispevka so se odprla vprašanja selekcije gradiva in problem nosilcev podatkov. Kako digitalizirajo neodvisno sceno?  

V naslednjem prispevku je Štefan Vevar s prispevkom Gledališka zapuščina med idealnim in realnim, tradicijo in inovacijo razgrnil problem arhiviranja, ki se osredotoča predvsem na problem selekcije, med štiri pojme – idealno in realno, tradicija in inovacija. Idealno bi bilo, če bi lahko v celoti ohranili gledališke predstave, če bi imeli primerne prostore za hranjenje gradiva ter kadre z ustreznim znanjem za upravljanje z njim. Realnost je drugačna, gledališka predstava v celoti je neohranljiva, prostori za shranjevanje so pogosto premajhni in neustrezni, kader za upravljanje pa nima zadostnega znanja in je premajhen. Tradicija predstavlja klasično arhiviranje gradiva in računalniški ali materialni katalog, primarnost originala in njegovo večjo izpostavljenost, s tem pa tudi večjo zanesljivost gradiva, trajnejšo naravo in manjšo dostopnost, takojšnjo uporabnost gradiva. Inovacija je zbiranje digitalnih podatkov, kreiranje digitalnih zbirk, digitalizacija gradiva in digitalno katalogiziranje, s čimer ima uporabnik takojšen dostop do informacij in je poudarek na takojšnjem servisiranju gledališč, sekundarnosti originala in manjši zanesljivosti kataloga, zato obstaja večja možnost za napake, razdrobljenost arhivskih opravil in nagnjenost k »škrbinarstvu« gradivskih sklopov. Znotraj teh parametrov mora najti svojo pot, najbolje neko srednjo, vsaka institucija, ki se ukvarja z arhiviranjem materiala in njegovo dostopnostjo. Vevar je predstavil tudi poslanstvo Slovenskega gledališkega muzeja, katerega prekletstvo je izgubljenost primarnega gradiva in prebijanje skozi sekundarno gradivo, ki ga je ogromno in ki dobi svojo vrednost šele takrat, ko je urejeno in vpeljano nazaj v gledališko okolje za raziskovanje ...

Ob njegovem prispevku se prvič naslovi tudi vprašanje sodelovanja znotraj različnih institucij, ki se ukvarjajo z arhiviranjem. V nadaljevanju pa tudi vprašanje podvajanja gradiva, kakšen smisel ima ohranjanje gradiva v papirnati obliki in digitaliziranje. Sam večkrat poudari, da se zavzema za digitalizacijo, vendar na smiseln način. Na tem mestu se spregovori tudi o razliki med digitaliziranjem, ki zahteva tudi obdelavo metapodatkov, gradnjo novih sistemov, in skeniranjem, ki je zgolj tehnični pojem reprodukcije v elektronski formi.

Po odmoru s prispevkom nadaljuje Martina Petranović s prispevkom Gledališče in arhiv/muzej na Hrvaškem, v katerem predstavi stanje arhiviranja gledaliških produkcij na Hrvaškem. Najprej z opisom ustanov, ki se s tem področjem ukvarjajo, zakonodajne okvire ter proces digitalizacije. Za zdaj še nimajo spletnega dostopa do gledališkega materiala niti do spletnega kataloga, zato je prisotnost materiala zelo slaba, digitalizacija pa poteka počasi, pri čemer poudari, da se na ta način kaže tudi odnos do gledališke kulturne dediščine.

Samo M. Strelec v svojem prispevku Od odra do arhiva – in naprej: nazaj do občinstva! po korakih predstavi pot od gledaliških produkcij preko hranjenja gradiv in obdelave dokumentacije do končnega cilja – gledalca, bralca ali raziskovalca, kjer se krog gledališke produkcije in zgodovinskega spomina ponovno sklene. Sprašuje se, zakaj sploh arhivirati, akumulirati in digitalizirati ter ohranjati. In odgovarja, da zato, da se zmanjša čas, potreben za zbiranje informacij, ter poveča čas za njihovo interpretacijo, refleksijo, kontekstualizacijo, problematizacijo. Poveže Linhartov citat »Eden drug'mu ognja dajmo« z mislijo Thomasa Mora: »Tradicija ni ohranjanje pepela, temveč predajanje plamena.« Pokaže model, po katerem v Sloveniji nastaja sodelovanje štirih deležnikov (financer – producent – gledališki muzej – portal slovenskega gledališča), ki po njegovem mnenju predstavlja dovolj dobro in realno osnovo za celovito obravnavo problematike.

V zadnjem prispevku z naslovom Varstvo arhivskega gradiva gledališč v javnih arhivih – dolžnosti gledališč in primer arhivskega gradiva Slovenskega ljudskega gledališča Celje se predstavi Bojan Himmelreich. Najprej opiše slovensko arhivsko mrežo (šest regionalnih arhivov v Sloveniji in arhiv Republike Slovenije v Ljubljani), kjer poudari pomen sodelovanja z javnopravnimi osebami (v našem primeru gledališči), pri čemer v arhivih poskrbijo za vrednotenje dokumentarnega gradiva, vodenje evidenc, gradivo hranijo in varujejo, ob tem pa so na voljo za vsakršna pojasnila in usposabljanje uslužbencev ter skrbijo za izvajanje nadzora. Nadaljuje z nujnostjo sodelovanja in predajanja gradiv v regionalne arhive (13 slovenskih gledališč je obvezanih, da sodelujejo s pristojnim regionalnim arhivom, SNG Drama Ljubljana pa je zavezana Arhivu RS v Ljubljani), ob čemer ugotavlja, da se slovenska gledališča s tem ne ukvarjajo (in so zato tudi kazensko odgovorna), saj imajo v slovenskih arhivih le devet fondov gledališč. Seveda se lahko za ustrezno varovanje in arhiviranje gradiva odločijo tudi znotraj posameznega gledališča, vendar so pogoji za to zelo strogi. »Zakaj tako malo?« se sprašuje in išče mogoče odgovore v njihovi umetniški vrednosti, nenehni uporabi tega gradiva, zmanjšani dostopnosti. Na koncu predstavi še svetel primer SLG Celje, kjer so v celoti predali svoj arhiv v upravljanje Zgodovinskemu arhivu Celje, s katerim odlično sodelujejo, in poudari, da je sodelovanje z javnimi arhivi primerna rešitev za ustrezno varstvo in ohranjanje kulturne dediščine naših gledališč.

Med diskusijo se prevpraša razmerje med Slovenskim gledališkim muzejem in slovensko arhivsko mrežo ter konča s kritiko arhivov, ki so po izkušnjah nekaterih udeležencev slab serviser.

Na koncu konference moderatorka Simona Ješelnik povzame ugotovitev, da vsaka od predstavljenih inštitucij po svoje orje ledino in se trudi ohraniti ter varovati material, do katerega čuti odgovornost in z njim predano ravna. Vpraša se tudi, ali smo odgovorili na katero od vprašanj, ki smo si jih zastavili? In zaključi, da je bil namen konference kljub temu, da enoznačnih odgovorov niso našli, in komorni zasedbi, izpolnjen, saj gre predvsem za izmenjavo izkušenj med strokovnjaki. In vsi se strinjajo, da bi bilo s konferenco dobro nadaljevati tudi ob letu osorej.